***技術資料の管理ノウハウ ***

技術資料管理のノウハウ紹介しています。

 あなたはこんな経験はありませんか?

□保存したファイルがどこのフォルダか分からなくなった。
□同じような名前が多くどれだかわからない。
□保存したファイルの名前を忘れてしまった。
□フォルダを分けて整理してきたが、フォルダが多くなり、目的のフォルダが探し出せない。
□保存したファイルがどこのフォルダか分からなくなった。

◆数十ファイルまでなら、あなたは覚えていて、すぐに探し出せるはずです。
しかし、時間がたつにつれて、1年以上前の保存先、ファイル名をすぐに探し出せますか?
◆また細目にフォルダを体系付け、保存先を整理している人も多いのではないでしょうか。そして目的別、種類別に整理している人もいるかと思います。
  しかし、フォルダが多すぎて、保存するフォルダをどれにしたらいいのか迷い、そして保存したファイルをフォルダの中を探し回ってしまう。そんなことはありませんか?
 

 MyDBMSの特徴

1.使い慣れたMS EXCELで, 簡単にデータベースを構築
2.データの保存とデータ・フォルダの構築が簡単
3.目的のファイルを簡単に探し出し、開くことが出来る。
4.多量のファイルを一括管理できる。
5.無料のプログラム開発ツール(VBA)で出来ている。

・このEXCELファイル(MyDBMS)を置いたフォルダの中に、データベースを構築できます。
 このフォルダをネットワーク上のハードディスクなどに置くことで、ネットワーク上の複数のパソコンで共用使用できます。
 また、このフォルダごとコピーすることで、バックアップも簡単に作れます。



・大分類・中分類・小分類の設定は簡単に登録、管理でき、更にファイルの保存フォルダは、大分類・中分類・小分類で登録した名前で自動生成できます。


・[検索]フォームで、「文字列」及び「キーワード」で簡単検索、検索結果のファイルをWindowsで関連図けられたプログラムで、開くことができる。



 ⇒詳細は、こちらの「MyDBMSによる資料管理」をご覧ください。






 MyDBMSの活用事例(A) 書籍管理

書籍の場合は、書籍自体をファイル化(PDF等)し、検索のためのデータとしてタイトル、目次・内容説明、発行社名、著者名、キーワードを入力し、データベースの保存することで、大量の書籍をパソコンの中に保存し、いつでも簡単に取り出し見ることができるようになります。

 ただ少しノウハウが必要です。それは、いかにファイル化するかで、これに最適なファイル形式がPDFです。また、大量のページをスキャンするためには、モノとしての書籍を保存することはあきらめ、とじ部分を裁断機で裁断し、両面可能なスキャナーを使用して、まとめてスキャンしてPDF化します。
 私の場合、どうしても必要と思う書籍は、裁断しPDF化した後、パンチで穴をあけ「とじひも」でとじておきます。

 また、目次・概要などは、出版社のホームページやアマゾンの書籍販売のページで目次・内容説明を取り込むことが可能です。


 MyDBMSの活用事例(B) 技術資料・ファイル管理

Text,PDF,Word,EXCEL,図面、シミュレーション・ファイル、その他のさまざまなファイルを一括管理できるので、研究プロジェクト単位で、またフォルダ単位で保存し、タイトル・内容・キーワードを設定することで、関連しているファイルをまとめて管理することができます。
 またキーワードを設定することで、複数のフォルダに保存されている関連したファイルを一度に抽出することも可能です。

 更に、様々な種類のプログラムのファイルを管理でき、Windowsに関連付けられたファイルはプログラムの起動も自動で行い、ファイルを開くことができます。  

◆「電子回路基礎講座」の回路シミュレーション・ファイルは、MyDBMS-Simu1シミュレーション回路事例集(1)」で提供しています。
 





⇒MyDBMS_Simu に関しては、こちら「MyDBMS_Simuの活用法」を参照ください。
をご覧ください。















 MyDBMSの活用事例(C) ソフトウエア管理

□ダウンロード・ファイルの管理 

 ダウンロードしたフリーのソフトなど、ファイル名だけで内容の判断できなくなることがありませんか。更にどこにダウンロード・ファイルを保存したか分からなくなることはありませんか?
 このような時、ダウンロードしたWebページをPDFに取り込みダウンロード・ファイルと一緒に保存したり、Webページのアドレスを内容/説明セルにコピーしておくことで、ダウンロード元が分からなくなることを防ぐことができます。

□購入ソフトウエア管理 

 購入したソフトウエアでも、フォルダにソフトウエアをコピーした後、タイトル、内容説明及びバージョン番号、コメントなどを登録し、フォルダごと保存することで、CDやDVDを探す手間が省けます。特に、古いバージョンのCDやDVDの保管は、ハードディスクに保存して置けば省スペースとなり、万が一の場合の再生に便利です。

□ソフトウエア開発の管理 

 開発プロジェクトごと、またバージョンごとに関連資料とまとめてフォルダで登録、保存して置くことで、その時の開発環境を再現することができます。
 更に、機能をモジュール化し、体系付けを行っておき、検索用キーワードを設定しておくことで、ソースコードの再利用化が図られます。

  MyDBMSの活用事例(C) Web情報管理

□WebページのPDF保存 

 Webで重要な情報を見つけたが、後になってどこのサイトだったか分からなくなってしまった。検索サイトで最初から検査し直し、やっと見つかった。と言うようなことはありませんか? このような時のために、WebページをPDFで保存している、という人も多いことでしょう。

□PDFファイルの検索 

 しかし、同じようなPDFファイルが多くなってくると、どれが探そうとしているファイルなのか、名前だけでは分からなくなってしまった。開いてみないと分からない、ということはありませんか?  世の中には、簡単にWebページを保存できる、という専用ソフトもあると思いますが、後になってリンクが壊れていて、Web表示できないなどということもあり、やはりPDFで保存して置くことが一番です。  またWebページのアドレスを内容/説明セルやPDFにコピーしておくことで、ダウンロード元が分からなくなることを防ぐことができます。


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